20150520-managementsupport-magazine-toekomst-werk-bullingaSamen Sterk. Robot versus Assistant – interview met futurist Marcel Bullinga in Management Support magazine mei 2015.
Zijn robots de managementassistent 2.0? Wat kun je doen om je plaats naast hen te behouden? En welke rol vervult de Virtual Assistant hierin? Een toekomstschets. Schenken robots ook koffie?

Steeds meer werkzaamheden worden uitbesteed. Daarnaast volgen de technologische ontwikkelingen elkaar steeds sneller op, waardoor het ernaar uitziet dat robots binnen niet al te lange tijd onze taken kunnen vervullen. Reden genoeg om je af te vragen of de functie van management assistent zoals we die kennen nog wel bestaat over tien, vijftien jaar. Futurist en trendwatcher Marcel Bullinga weet alles over robots. “En dan moet je het begrip robot ruim zien: het zijn alle apparaten met een zekere mate van intelligentie, zoals 3D-printers, slimme auto’s, slimme huizen. Ik noem dat het globale brein. Uit onderzoek van Oxford University blijkt dat door de opkomst hiervan 47 procent van de banen binnen tien à vijftien jaar verdwijnt.” Om dat voor te zijn stelt Bullinga dat secretaresses hun taken goed onder de loep moeten nemen. “Bepaal welke taken door robots en apps zullen worden uitgevoerd. Denk aan handtekeningen ophalen, agendabeheer, vliegreizen boeken et cetera. Wat overblijft is de essentie van het secretaressevak in de toekomst, een future proof-beroep, dat niet verder valt weg te automatiseren.”

Superprofessional

Professionals staan dus voor de keuze: of temporeel doorgaan in een eindige baan, of een zogenaamde superprofessional worden die het globale brein inzet ten behoeve van zijn arbeidsinzet en -productiviteit. Marcel Bullinga: “Als managementassistent betekent dat, dat je alle routinematige zaken uit je vak stript. Bepaal welke taken verdwijnen, welke er overblijven en hoe je daarmee je waarde kunt verhogen. Zodat je die superprofessional wordt, die alles doet wat een robot niet kan: inspireren, communiceren, leidinggeven, nieuwe ideeën verzinnen. De creatieve kant van het beroep. Als je het goed aanpakt, vormen de huidige ontwikkelingen een kans, maar je moet wel aan de slag. Er zullen minder secretaresses komen, maar die zullen productiever zijn.”

Leren zwemmen

‘Als je wilt bijblijven, moet je leren zwemmen in de zee’

Marcel Bullinga voorziet tot slot als hieruit voortvloeiende ontwikkeling dat menselijke VA’s robot-VA’s gaan inzetten voor de uitvoering van taken als het regelen van een zakentrip. “Dat staat nu in de kinderschoenen, omdat het technisch nog niet slim geregeld is, maar in de toekomst krijg je de beschikking over een zee van tools en appjes. Als je wilt bijblijven, moet je leren zwemmen in die zee.”

3 tips om een superprofessional te worden door Marcel Bullinga

1. Bedenk nieuwe namen: secretaresse dekt de lading niet meer. Als het kantoor verdwijnt, ben jij dan nog een “office” manager?
2. Word een specialist. Ga ervan uit dat je zzp’er bent en doe aan personal branding.
3. Bedenk dat je baas óók een superprofessional wordt. Waarvoor heeft hij jou dan nog nodig? Misschien als sparringpartner of mental coach in plaats van als assistent…

Op 1 oktober spreekt Marcel Bullinga tijdens een congres voor secretaressen en managers. Hier kan ook worden kennisgemaakt met gadgets. 

‘De Virtual Assistant doet alles, behalve koffie voor je inschenken’

Marianne Smits, deskundige en trainer op het gebied van vernieuwing van het secretariële proces, kan zich helemaal vinden in Bullinga’s opsomming van wat zij noemt ‘21st century skills’. “Samenwerken, een netwerker en teamspeler zijn, communiceren, over sociaal-culturele vaardigheden en probleemoplossend vermogen beschikken, creativiteit, allemaal zaken die een robot nooit kan overnemen. Big data-gegevens analyseren wordt makkelijker dankzij computers en robots, maar creativiteit en kritisch vermogen, zie ik een robot niet snel krijgen.”
Linking pin
Om als managementassistent future proof te worden, moet je volgens Marianne Smits eerst goed nadenken over wat je wilt met je vak. “De managementassistent wordt iemand die sterk is in het leggen van verbindingen tussen personen in en buiten organisaties, met kennis van de inhoud én data – een soort extern geheugen – die weet waar informatie snel te vinden is en in welke vorm die het best kan worden aangeleverd. Dan kun je de verbindings-officer zijn die weet waar alle werknemers zijn, waaraan zij behoefte hebben, en dat ook
tijdig aan iedereen aanlevert. De linking pin.” De technische ontwikkelingen zorgen er volgens Smits bovendien voor dat ook de fysieke rol van de managementassistent zal veranderen. “Neem de opkomst van de hybride medewerker en de tendens naar decentralisatie. Daaraan moet de manager wennen: die vindt het fijn als de secretaresse op brulafstand zit. Terwijl veel taken tegenwoordig plaatsonafhankelijk kunnen worden uitgevoerd.”

3 tips voor het inschakelen van een VA door Marloes van Wingerden:

1. Stel vooraf een wensenlijst samen.
2. Vertrouw erop dat de VA het werk op een zo goed mogelijke manier uitvoert. Lastig? Dan kun je beter iemand op kantoor inhuren.
3. Bepaal vooraf welke taken je uitbesteedt. Kantoorartikelen kun je beter laten bestellen door iemand die zicht heeft op wat er nodig is.

Virtual Assistant
Het hybride model kan worden toegepast bij grotere bedrijven, waar sprake is van locatiegebonden taken. Het secretariaatsteam roostert kantoor- en thuiswerk zelf in en zorgt ervoor dat er altijd voldoende bezetting op kantoor is. Voordeel: doordat je niet langer aan vaste tijden vastzit, wordt je beschikbaarheid en bereikbaarheid als bedrijf veel groter. Voor dergelijke managementondersteuning in de flexibele
schil kan ook een VA worden ingehuurd, een Virtual Assistant. Oprichter van Moneypenny Marianne Sturman zag in 2000 al een niche in het verhuren van VA’s. Zoals op de site te lezen staat: Je krijgt er een rechterhand en een linkerhersenhelft bij. De VA is dan ook van alle markten thuis: post beantwoorden, de boekhouding bijhouden, klanten bellen. Maar ook reizen boeken, restaurants reserveren, een tandartsafspraak maken. Sturman, samenvattend: “De Virtual Assistant doet eigenlijk alles, behalve koffie voor je inschenken. Groot
voordeel is dat ze niet wordt afgeleid op kantoor. Ze heeft geen last van vergaderingen en koffieautomaatgeleuter, maar
werkt effectief de uren die ze werkt. Bovendien kennen kleine kantoren veel overcapaciteit. Als je maar tien uur per week
iemand nodig hebt, kun je met een VA de inzet matchen met jouw behoefte.”

Do it’s
Sturman merkt dat met name het MKB de VA omarmt. “De Virtual Assistant, zoals die bedoeld is, de persoonlijke
assistent die verschillende taken voor je verricht, werkt met name voor het MKB. Aan de grotere organisaties voor wie we werken, zoals een internationaal taxatiebureau en de Tweede Kamer, verhuren we vooral mensen met een specifiek kennisgebied.” Toch beginnen ook grotere bedrijven mondjesmaat de voordelen van de VA in te zien. “Zo houdt een VA voor ATG in Noordwijk vanuit huis de agenda’s van de twee directeuren bij. Het vraagt wel wat van de manager. Die moet goed kunnen aansturen, heldere afspraken maken, het opdrachtgeverschap duidelijk invullen.” Moneypenny is continu bezig met het ontwikkelen van nieuwe dienstverlening. Momenteel een ‘werkbak’ waarin bedrijven losse taken bij een VA kunnen neerleggen. Marianne Sturman: “Dat noemen we Do it’s. Denk aan het reserveren van een restaurant, een internetsearch, een mail-template aanmaken.”

Communiceren en vertrouwen
Ook veel zzp’ers vestigen zich als Virtual Assistant. Zoals Marloes van Wingerden van assistanceatdistance.com. “Sinds
2009 verleen ik MKB-bedrijven en zzp’ers administratieve en secretariële ondersteuning. Doordat ik het werk zelf kan indelen en niet op specifieke tijdstippen nodig ben, kan ik verschillende opdrachtgevers helpen met administratieve zaken, maar ook met uitzoekwerkzaamheden, social media en data entry. Als criterium van wat ze uitbesteden, raad ik klanten aan werkzaamheden te kiezen die ze niet leuk vinden of die geen inkomsten genereren.” Het MKB-bedrijf waarvoor Van Wingerden momenteel werkzaam is, had in de beginperiode geen fulltime ondersteuning nodig. “Het was dus logisch om online assistentie in te huren. Nu ze groter zijn, hebben
ze een officemanager op kantoor en ben ik de VA van de directeur.” Haar klanten, ook de nieuwe, kennen het begrip
inmiddels. “Ze weten wat het inhoudt, zijn er comfortabeler mee. Ik zie langzamerhand dat mensen het normaler gaan
vinden.” Blijft uiteraard zaak om elkaar aan het begin van een samenwerkingsverband goed te leren kennen. “Als we
starten, komen we vaak bij elkaar, zodat klanten weten dat ze me kunnen vertrouwen en ik het bedrijf leer kennen. Het is
belangrijk dat klanten van tevoren weten waar ze aan toe zijn, we goed met elkaar kunnen communiceren en er vertrouwen is. Als VA zit je immers niet bij iemand op kantoor.” De meeste VA’s hebben hun eigen specialisme: communicatie, secretarieel, marketing. “Doordat je als zzp’er je eigen vakgebied hebt, gebeurt het ook dat je met meerdere VA’s voor één bedrijf werkt,” vertelt Marloes van Wingerden. “Je vult elkaar aan en hebt contact met elkaar. Dankzij de moderne technieken gaat dat steeds makkelijker. Via een voor iedereen toegankelijk online managementsysteem zie je hoe de taken ervoor staan en waarmee de anderen bezig zijn. En in Dropbox kun je samenwerken in documenten. Ideaal.”

Gadgets

Eigenaar van Share Office Support Angélique Piternella weet welke gadgets ervoor zorgen dat de professional van de toekomst werkzaamheden makkelijker kan uitvoeren:

* Tablets om papierloos te kunnen werken
* Vergaderapp met een koppeling naar Outlook
* Smartpen met een koppeling naar Onenote
* Pen waarmee je digitaal kunt snellezen
* Schoudertas met een powerbank (om je smartphone en tablet onderweg op te laden)